Persondatapolitik

Indhold

Dataansvarlig og kontaktoplysninger
Formål med og grundlag for indsamling af personoplysninger
Videregivelse af personoplysninger
Sletning af oplysninger
Dine rettigheder
Kontakt os

1. Dataansvarlig og kontaktoplysninger

Ebbefos Fonden
Havnegade 23
1058 København K

CVR: 42894974

Tlf. 30 22 01 53

kontakt@ebbefosfonden.dk

2. Formål med og grundlag for indsamling af personoplysninger

Ebbefos Fonden indsamler og behandler personoplysninger i forbindelse med:

Behandling af ansøgninger om støtte
I forbindelse med abonnementer på nyhedsbreve
I forbindelse med afholdelse af arrangementer

2.1. Behandlinger af ansøgninger om støtte

Vi indsamler og behandler personoplysninger – herunder forespørgsler og eventuelle ansøgning – for at:

Vurdere, om Ebbefos Fonden vil yde støtte til det ansøgte formål.
Kontakte ansøgere med spørgsmål til forespørgsel eller evt. ansøgning.
Offentliggøre og omtale oplysninger om bevillinger.
Administrere bevillinger, herunder holde løbende kontakt med bevillingsmodtager samt videregive oplysninger i det omfang det er nødvendigt for at overholde gældende lovgivning.
Invitere til særligt relevante faglige arrangementer for ansøgere og bevillingsmodtagere.
Sende tilfredshedsundersøgelser og evalueringer.
Sikre at vores annoncer når de rette personer, og til at måle resultaterne af de annoncer

Vores grundlag for behandling af personoplysninger er, at vi behandler personoplysninger efter samtykke for at kunne behandle forespørgsler eller ansøgninger og administrere bevillinger.

Såfremt ansøgningen fører til en bevilling, behandler – herunder offentliggør – vi navn på bevillingsmodtager for at varetage en legitim interesse til fx at omtale, hvad fonden har støttet.

Vi behandler desuden personoplysningerne, hvis det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse, som Ebbefos Fonden er underlagt.

Kategorier af personoplysninger der anvendes

Vi behandler de personoplysninger, som afgives i forbindelse med din forespørgsel eller ansøgning, herunder navn, titel, adresse, e-mail, telefonnummer og institution, som du søger på vegne af.

Vi har ikke brug for at behandle følsomme personoplysninger. Vi beder dig derfor om, at sådanne oplysninger ikke tilgår os.

Hvis du videregiver personoplysninger om andre personer til os, skal du være sikker på, at disse personer har givet samtykke til, at vi må behandle oplysningerne.

2.2. Abonnenter på nyhedsbreve

Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, behandler vi de oplysninger, som du afgiver om din e-mailadresse og dit postnummer.

Formålet med behandlingen af oplysningerne er at kunne sende dig vores nyhedsbreve, herunder informere dig om arrangementer i nærheden af det postnummer, du har opgivet. Arrangementerne kan være fra Ebbefos Fondens samarbejdspartnere, fx støttemodtagere og det kan være arrangementer med betaling, hvorfor der kan være tale om markedsføring. Vi bruger også oplysningerne til at lave statistik på abonnenternes anvendelse af nyhedsbrevets indhold.

Behandlingsgrundlaget er det samtykke, som du afgiver ved tilmeldingen til vores nyhedsbrev. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Det gør du ved at ved at afmelde dig nyhedsbrevet via afmeldingsfunktionen i nyhedsbrevet. Herefter slettes dine oplysninger.

Oplysningerne gemmes hos vores databehandlere, der assisterer Ebbefos Fonden med levering af nyhedsmails, mailudbydere samt IT-leverandører.

Vores grundlag for behandlingen af dine personoplysninger til ovenstående formål er samtykke i forhold til udsendelse af nyhedsmail samt øvrige henvendelser og markedsføring samt en legitim interesse i at kunne udarbejde statistik, foretage undersøgelser, forbedre samt udvikle vores tjenester.

2.3. Deltagere i arrangementer

For at deltage i arrangementer hos Ebbefos Fonden er det nødvendigt for Ebbefos Fonden at indhente oplysninger i form af dit navn, e-mail og telefonnummer samt fotos eller videoer som formidling af arrangementet. Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger er vores legitime interesse i at kunne registrere tilmeldinger og sende påmindelser om deltagelse samt formidle arrangementet.

Det kan i visse tilfælde være nødvendigt at dele oplysning om, at du deltager i arrangementet, med oplægsholdere og medarrangører. Disse modtagere agerer selvstændige dataansvarlige og oplysninger videregives som følge af vores legitime interesse i at kunne administrere arrangementet.

Oplysningerne gemmes hos vores databehandlere, der assisterer Ebbefos Fonden med systemer til tilmelding til arrangementer, herunder invitationer, tilmelding, udsendelse af evalueringsskemaer m.v.

Vores grundlag for behandlingen af dine personoplysninger til ovenstående formål er samtykke i forhold til udsendelse af nyhedsmail samt tilmelding til arrangementer via samt en legitim interesse i at kunne udarbejde statistik, foretage undersøgelser, forbedre samt udvikle vores tjenester.

3. Videregivelse af personoplysninger

Vi videregiver eller overlader kun personoplysninger til tredjeparter i overensstemmelse med lovgivningen og kun til opfyldelse af de beskrevne formål.

Vi benytter eksterne leverandører til bl.a. udsendelsesopgaver, IT-drift og serviceydelser, og disse har i relevant omfang adgang til vores persondata. Herudover benytter vi andre tredjeparter til at levere ydelser, og vi sørger i hvert enkelt tilfælde for, at persondata er beskyttet enten gennem fortrolighedsaftaler eller gennem databehandleraftaler.

Ansøgninger om støtte:

Visse ansøgninger om støtte – kan hvis de indeholder fx tekniske elementer - sendes i eksternt review, og i den forbindelse videregiver vi oplysninger til eksterne reviewere, der er underlagt tavshedspligt.

4. Sletning af oplysninger

Vi behandler kun oplysningerne til de angivne formål, og de slettes, når de ikke længere er nødvendige for det formål, de er indsamlet til.

Vi arbejder med udgangspunkt i følgende konkrete slettefrister:

Vi opbevarer personoplysninger i 3 år, efter vi har afsluttet behandlingen af en forespørgsel eller ansøgning.
Hvis ansøgningen eller forespørgslen fører til en bevilling, opbevarer vi personlysninger i 10 år, efter bevillingen er afsluttet, med henblik på at kunne følge op på værdien og effekten af fondens uddelinger.
Personoplysninger vedr. nyhedsbreve slettes så snart nyhedsbrevet afmeldes
Personoplysninger vedr. deltagelse i arrangementer slettes senest 6 måneder efter arrangementet
Personoplysninger ved jobansøgningsprocesser slettes senest 6 måneder efter endt rekrutteringsforløb – medmindre andet konkret aftales med ansøger.

5. Dine rettigheder

Du har – med de gældende begrænsninger i henholdsvis databeskyttelsesloven og databeskyttelsesforordningen – følgende rettigheder:

Retten til indsigt i personoplysningerne
Retten til at få ændret ukorrekte personoplysninger og ufyldestgørende personoplysninger
Retten til at få slettet personoplysningerne
Retten til at få begrænset personoplysningerne
Retten til dataportabilitet
Ret til indsigelse
Du har ret til – af grunde, der vedrører din særlige situation – at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger, hvor grundlaget for vores behandling er legitime interesser, som angivet ovenfor. Hvis du gør indsigelse, må Ebbefos Fonden ikke længere behandle dine personoplysninger, medmindre vi påviser vægtige legitime grunde til behandlingen, der går forud for dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller behandlingen er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på datatilsynet.dk.

Hvis du vil udnytte dine rettigheder, skal du henvende dig til Ebbefos Fonden. Vores kontaktdata kan du se nedenfor.

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du kan se Datatilsynets kontaktoplysninger på datatilsynet.dk.

6. Kontakt os

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af persondata, kan du kontakte os: